06.05.14 Italia Oggi – La tecnologia si fa largo negli studi legali italiani

L’immagine dello studio di un avvocato non sarà per sempre quella di una volta. Niente scartoffie all’Azzeccagarbugli e archivi infi niti e polverosi. La parola d’ordine è «dematerializzazione», in vista di una sempre maggiore applicazione del processo civile telematico e di un cambiamento d’immagine del professionista. Queste le parole. Ma i fatti? Ad oggi, nove avvocati su dieci stampano ancora le mail che ritengono importanti e solo due su dieci conservano i documenti esclusivamente in formato digitale. Ci sono, però, speranze per un futuro più tecnologico. Aumentano gli investimenti degli studi legali in Information, Communcation e Technology. Gli studi intervistati da Affari Legali parlano di cifre crescenti, che vanno dal 2,5% al 15% del fatturato annuo, a seconda della grandezza dello studio. Con buona pace dei programmatori di software giuridici, degli strumenti per le teleconferenze e dell’ hardware all’ultimo grido. Last but not least: i social network. Sono ancora troppo pochi gli studi che si sono lasciati affascinare dal mondo dei social, ma il fenomeno si sta pian piano allargando. «Negli ultimi anni lo studio ha messo a budget per l’innovazione circa 450.000 euro per anno», afferma il managing partner di Baker & McKenzie, Lorenzo de Martinis, che continua: «Gli investimenti nel 2013 sono leggermente cresciuti. In futuro prevediamo risorse in aumento, il quanto dipende di spendere circa 250mila euro. Non ho ancora visibilità del budget per il 2015, ma immagino faremo almeno altrettanto». In Italia la law fi rm internazionale Osborne Clarke negli ultimi tre anni hanno investito 160 mila euro in software gestionale, hardware e impianto telefonico. Secondo Riccardo Roversi, managing partner dello studio, «si nota una tendenza piuttosto evidente all’aumento della necessità di investimenti Ict, con particolare riguardo all’acquisto di prodotti software che vanno ad integrare quelli tradizionali (elaborae che riguardano il knowhow, la gestione dei confl itti di interesse e il Crm». da progetti in valutazione». Consistenti anche i costi sostenuti dallo Studio Legale Migliorisi De Benedetti & Associati ( MDBA ), come sottolinea il partner Dante De Benedetti: «In ambito Ict negli ultimi due anni, lo studio ha investito circa 250mila euro, se parliamo solo di hardware e applicazioni, il discorso sarebbe molto più ampio se dovessimo includere anche l’editoria elettronica. Per il 2014 contiamo Il 68% degli avvocati punta sull’Ict Dichiarazioni che confermano i dati pubblicati in un’indagine Ipsos-Assosoftware, secondo cui il 68% degli iscritti alla Cassa Forense ritiene l’Ict un investimento, promuove nel 52% dei casi le udienze in videoconferenza e considera nel 73% dei casi riduzione dei tempi e velocità come i maggiori vantaggi del processo civile telematico. Come spiega un’altra ricerca dell’Osservatorio Ict & Professionisti della School of Management del Politecnico di Milano, le tecnologie più diffuse, già presenti nella maggioranza negli studi italiani, sono la fi rma digitale (nel 78% dei casi) e l’home banking (76%), seguite dai dai software di gestione elettronica documentale (46%) e poi, in misura minore, il sito internet «vetrina» (21%), l’eLearing (20%) e il controllo di gestione per lo studio (19%). Anche da Trevisan & Cuonzo nell’ultimo periodo gli investimenti nel settore Ict sono leggermente aumentati sia per incrementare l’effi cienza interna che per rispondere a quelle che sono le richieste dei clienti. «Per i prossimi anni contiamo di investire almeno il 10% del fatturato in tecnologie», afferma il managing partner Gabriel Cuonzo. «La realizzazione del sito internet dello studio ha richiesto un costo pari a 35.000 euro. L’aggiornamento periodico dei materiali è curato internamente mentre tutte le modifiche strutturali sono apportate da un’agenzia digitale esterna i cui costi variano a seconda della tipologia di modifi ca rizione testi, gestione documentale, sistema gestionale) chiesta. Per la realizzazione del blog www.ipintalia.com la spesa iniziale è stata di 5.000 euro.» Si attestano, invece, intorno al 2,5% del fatturato le risorse dedicate all’adeguamento degli strumenti Ict da parte degli studi Borgna e Up-Lex. «Le cifre sono aumentate perché abbiamo acquisito la consapevolezza, complice anche le nuove procedure sul processo telematico, che gli investimenti in innovazione sono determinanti per lo sviluppo dello studio», sottolinea Maria Laura Dalla Giustina di Up-Lex. Mentre per quanto riguarda «l’incidenza della gestione del sito dello studio e delle attività sui social network è pari a circa 1,8% – 2,2% del fatturato annuo», afferma Matteo Zambelli, partner di Zambelli&Tassetto. La volontà di investire cresce con l’aumentare della redditività (dal 75% per coloro che hanno rilevato una contrazione della redditività superiore al 10% all’86% per coloro che dichiarano una redditività stabile, fi no al 90% per coloro che hanno avuto una crescita superiore al 10%), ma dallo studio del Politecnico di Milano emerge anche come gli investimenti non vengano indirizzati sulle tecnologie che creano valore stabile per il lavoro. Studio per studio, ecco chi investe e come Per il sito internet e per l’attività sui social lo studio Carnelutti spende trentamila euro annui, e punta ad aumentare la spesa in Ict del 15% ogni anno. R&P Legal per il sito spende circa diecimila euro l’anno. Il partner Paolo Maria Laura Della Giustina Grandi spiega che a questi vanno aggiunti gli investimenti sui software per la gestione database, work mobility, sicurezza, condivisione dati e telefonia. MDBA, invece, per il sito Internet nel 2013 ha speso circa 30mila euro. Per il prossimo anno prevede di spendere meno, mentre per il 2015 probabilmente lo rifarà, e di conseguenza investirà ancora. «Fino ad oggi abbiamo investito soprattutto sull’hardware», dice De Benedetti. «Nel corso del 2014 e del 2015 prevediamo di investire maggiormente sulla formazione, ambito su cui stiamo facendo un grosso investimento, diciamo di almeno 200mila euro nei prossimi due anni, e sulle applicazioni per integrare il lavoro (applicazione proprietaria per il Cloud e Knowledge Management in primis )». Nctm, invece, investe soprattutto sulla formazione, come spiega il partner Sante Ricci: «Così come tendiamo ad un apertura sempre più ampia verso il mondo dei social media. Oggi, disponiamo di profili ufficiali, dedicati allo studio e ai suoi diversi progetti, su Twitter, su Linkedin e su Flipboard, il social media con oltre 90 milioni di lettori in tutto il mondo». La formazione, la sicurezza e l’innovazione tecnologica, soprattutto nelle telecomunicazioni, sono i capitoli di maggiore investimento anche per la law fi rm Orrick Herrington & Suttcliffe dove sono stati sono stati investiti notevoli capitali anche nello sviluppo delle infrastrutture collaborative a vantaggio dei clienti: «Oltre al naturale consolidamento e aggiornamento delle infrastrutture tecnologiche in tutti i data center dislocati nel mondo, grande importanza è stata data all’implementazione di sistemi collaborativi quali Yammer, Lync, Jabber e Cisco UC nelle tradizionali applicazioni enterprise. Ulteriori importanti investimenti riguardano la gestione e lo sviluppo di piattaforme collaborative che permettono ai nostri clienti di poter monitorare lo stato operativo delle commesse in ogni momento e di comunicare in tempo reale con i nostri professionisti», conclude Michele Da Costa, Lan Administrator di Orrick. Anche Latham & Watkins ha un track record significativo nell’implementazione di sistemi tecnologici ad hoc che permettono di migliorare il servizio clienti, promuovere la collaborazione e sostenere la gestione dello studio. Fra gli esempi citati da Ken Heaps, Chief information offi cer della law fi rm internazionale, c’è la piattaforma Wizdocs. Si tratta di una piattaforma di legal project management, che consente di gestire in effi cienza il processo di due diligence legale, favorendo la condivisione delle informazioni da parte dei professionisti e consentendo di monitorare costantemente lo stato di avanzamento del progetto. Gli uffi ci italiani, insieme a quelli di Silicon Valley, sono alla guida del progetto. In Italia il software è sviluppato in collaborazione con la Knowledge Management Lawyer, per assicurare che struttura e templates della piattaforma siano adeguati per lo svolgimento di un’analisi di due diligence legale sulla base del diritto italiano. Toffoletto De Luca Tamajo e Soci ha fatto da sempre dell’innovazione tecnologica uno dei principali punti di forza. La prima rete di personal computer dello Studio risale, infatti, al 1986, come anche la prima casella di posta elettronica. Lo studio è stato tra i primi ad investire nell’Ict, non solo nell’acquisto di reti, hardware e software sempre aggiornati, ma soprattutto nella progettazione e creazione di applicazioni software. Ecco perché, come dice il presidente Franco Toffoletto, «gli investimenti sono quindi sempre stati significativi e continuativi, nonché in costante crescita, raggiungendo la dimensione di oltre il 5% del fatturato, ed è prevista un’ulteriore crescita anche nei prossimi anni». Le spese si concentrano spesso sul rinnovo dell’hardware, Roberto Zanchi, managing partner dello studio legale Pavia e Ansaldo parla di una recente riqualifi cazione dell’intero sistema multimediale della sala convegni nella sede di Milano, con l’installazione di apparecchiature all’avanguardia per connettività e qualità dell’immagine: «Inoltre quest’anno, come di norma avviene ogni tre anni si procede al rinnovo di tutta la tecnologia soggetta a rapida evoluzione e miglioramento in termini ad esempio di dimensioni, peso, funzionalità e connettività dei dispositivi portatili, ma anche di tutti i dispositivi fissi, nonché di altri dispositivi il cui rinnovo avviene con periodicità diversa quali server, stampanti e telefonia» conclude Zanchi. Sulla dematerializzazione dell’archivio punta invece lo studio legale e tributario di recente costituzione Legalitax (nato appunto nel 2013). «L’investimento principale è rappresentato dal cloud computing. Un insieme di tecnologie e di modalità di fruizione di servizi informatici che favoriscono l’utilizzo e l’erogazione di software, la possibilità di conservare e di elaborare grandi quantità di informazioni via Internet, con il vantaggio che l’utente in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo si trovi può collegarsi alla propria postazione di lavoro virtuale», spiega il partner Andrea Rescigno. Hardware e software vengono rinnovati con regolarità anche da LGV avvocati. «In questo momento stiamo investendo molto anche nella formazione e nel rinnovamento del sito», dice il socio fondatore Simona Lavagnini, «anche se abbiamo recentemente scoperto che in realtà questo è uno strumento in parziale declino. Per questa ragione stiamo valutando ulteriori strumenti di presenza sul web, fra cui per esempio il social network, ma devono essere attentamente valutati e gestiti, sia per la particolarità della nostra professione © Riproduzione riservata (e i nostri vincoli deontologici), sia perché richiedono un grosso impegno e potrebbero snaturare la nostra attività». Maria Cleme Bartesaghi, managing partner dello studio SFL di Genova ha illustrato un progetto che ha consentito allo studio di dotarsi di un dipartimento dedicato alla gestione dei claims (reclami) nel settore dell’energia: «In questo settore, l’Autorità ha definito regole specifiche che impongono alle aziende di rispondere ai reclami degli utenti in tempi brevi. Oggi il nostro studio opera per uno dei primari player nazionali gestendo un numero di 600 reclami al mese con tempi e livelli qualitativi che sarebbero risultati impensabili senza questi strumenti tecnologici». Supplemento a cura di ROBERTO MILIACCA rmiliacca@class.it e GIANNI MACHEDA gmacheda@class.it