Le notifiche degli avvocati a mezzo PEC

Gli avvocati dal 24 maggio 2013 potranno effettuare notifiche in proprio a valore legale avvalendosi, quale strumento di notifica, della posta elettronica certificata.

penna

La legge 24 dicembre 2012 n. 228 aveva apportato modifiche sostanziali alla legge 21 gennaio 1994 n. 53 con la quale veniva riconosciuta all’avvocato la possibilità di eseguire notifiche in proprio e quindi senza avvalersi dell’ufficiale giudiziario.

Va altresì sottolineato che la legge 21 gennaio 1994 n. 53 aveva subito una precedente importante modifica con l’entrata in vigore della legge 148/2011 prevedendo quest’ultima che le notifiche potessero essere effettuate a mezzo della posta elettronica certificata.

Le modifiche più importanti introdotte con la legge 24 dicembre 2012 n. 228 (che con l’art. 1 comma 19 apportava modifiche al DL 18.10.12 n. 179 modificando l’art. 16 e introducendo gli artt. 16 bis, ter e quater) non erano però immediatamente operative dovendosi attendere la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del decreto previsto dal numero 2 dell’art. 16 quater con il quale sarebbe stato modificato l’art. 18 delle regole tecniche previste dal DM 44/2011.

Il 3 aprile 2013 veniva emanato il DM n. 48, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 107 del 09 maggio 2013, recante le modifiche all’art. 18 delle regole tecniche del DM 44/2011 per cui il 24 maggio 2013 saranno finalmente operative le modifiche introdotte dalla legge 24 dicembre 2012 n. 228.

Passerò in rassegna le modiche apportate dal DM 3.4.13 n. 48 collegandole con la legge 21 gennaio 1994 n. 53 al fine di rappresentare come gli avvocati dal 24 maggio 2013 potranno effettuare notifiche in proprio a valore legale avvalendosi, quale strumento di notifica, della posta elettronica certificata.

Le novità più importanti.

1) il titolo del nuovo art. 18 del DM 44/2011 “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati” che sostituisce il precedente “Notificazione per via telematica tra avvocati” e,

2) il richiamo esplicito, al comma 1 del nuovo art. 18, all’art. 3 bis della legge 21 gennaio 1994 n. 53.

Tali modifiche sono importanti in quanto si evince che la PEC, come mezzo per le notifiche degli avvocati, potrà essere utilizzata non solo quando destinatario della notifica sia altro avvocato ma anche quando destinatario sia persona diversa dall’avvocato a condizione, naturalmente, che l’indirizzo PEC del destinatario risulti da pubblici elenchi (art. 3 bis n. 1 legge 21 gennaio 1994 n. 53.).

L’Avvocato è considerato pubblico ufficiale.

L’art. 18 nuova formulazione con il comma 4 conferma e ribadisce quanto già indicato all’art. 6 della L. 53/94 e quindi che l’avvocato è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto di legge quando compila la relazione o le attestazioni di cui agli artt. 3, 3 bis e 9 della legge 21 gennaio 1994 n. 53.

L’avvocato quindi potrà procedere alla notifica non solo di atti di sua produzione ma anche di quelli prodotti da soggetti diversi; in questo secondo caso estrae copia informatica per immagine dell’atto formato su supporto analogico (cartaceo), compie l’asseverazione prevista dall’art. 22 comma 2 del codice dell’amministrazione digitale, avendo cura di inserire la dichiarazione di conformità all’originale (cartaceo) nella relazione di notificazione così come previsto dall’art. 3 bis comma 5 della legge 21 gennaio 1994 n. 53.

La procura alle liti.

L’art. 18 del DM 44/2011 prevede altresì, al comma 5, che la procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato. Tale disposizione inoltre si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine. Ciò significa che l’avvocato potrà, ad esempio, notificare ad un soggetto il cui indirizzo PEC risulti da pubblici elenchi l’atto di citazione avendo cura di allegare al messaggio PEC da inviare ai fini della notifica sia l’atto di citazione sia la procura alle liti rilasciata dal cliente.

Ricevuta PEC avvenuta consegna.

Il comma 6 dell’art. 18 del DM 44/2011 dispone che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio PEC con il quale l’atto viene notificato dovrà essere quella COMPLETA.

Il procedimento da seguire per la notifica tramite la PEC.

Vediamo ora cosa materialmente e nel concreto dovrà fare l’avvocato affinchè possa eseguire la notifica a mezzo PEC senza, si spera, correre il rischio di andare incontro ad eventuali eccezioni.

1) essere in possesso di casella PEC comunicata all’Ordine di appartenenza e di firma digitale.

2) fare richiesta al proprio Consiglio dell’Ordine al fine di ottenere l’autorizzazione per effettuare le notifiche ai sensi della legge 21 gennaio 1994 n. 53; tale autorizzazione potrà essere concessa esclusivamente agli avvocati che non abbiano procedimenti disciplinari pendenti e che non abbiano riportato la sanzione disciplinare della sospensione dall’esercizio professionale o altra più grave sanzione e dovrà essere prontamente revocata in caso di irrogazione delle dette sanzioni ovvero, anche indipendentemente dall’applicazione di sanzioni disciplinari, in tutti i casi in cui il Consiglio dell’Ordine, anche in via cautelare, ritenga motivatamente inopportuna la prosecuzione dell’esercizio delle facoltà previste dalla legge 21 gennaio 1994 n. 53 (art. 7 L. 21 gennaio 1994 n. 53).

Solo dopo la delibera di autorizzazione, sarà possibile eseguire le notificazioni previste dalla normativa in esame.

3) Il destinatario della notifica tramite PEC dovrà essere un soggetto il cui indirizzo PEC sia inserito in pubblici registri.

4) Il comma 4 bis dell’articolo 8 della L. 53/94 dispone che l’avvocato che voglia notificare telematicamente a mezzo PEC non abbia più l’obbligo di osservare quanto indicato nei precedenti punti 1, 2, 3 e 4 del citato articolo venendo meno l’obbligo di munirsi del registro cronologico e di annotare le notificazioni eseguite.

5) Il campo “OGGETTO” della PEC dovrà obbligatoriamente indicare, così come previsto dall’art. 3 bis comma 4 della L. 53/94, la seguente frase: notificazione  ai  sensi  della  legge  n. 53 del 1994.

6) L’art. 3 bis comma 5 della L. 53/94 dispone che la PEC debba contenere i seguenti allegati generati su documento informatico separato:

6.1) la RELATA DI NOTIFICAZIONE (creata con word, open office ecc. trasformata, senza scansione, direttamente in PDF e firmata digitalmente) nella quale dovranno essere inseriti i seguenti dati:

a) il  nome,  cognome  ed  il  codice  fiscale dell’avvocato notificante;

b) gli  estremi  del  provvedimento autorizzativo del Consiglio dell’Ordine nel cui Albo è iscritto l’avvocato che procede alla notifica;

c) il  nome  e  cognome  o  la  denominazione  e ragione sociale ed il  codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il  nome  e  cognome  o  la  denominazione  e ragione sociale del destinatario;

e) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;

f) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

g) l’attestazione  di  conformità (eventuale) di cui al comma 2 dell’art. 3 bis L. 53/94.

h) per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo (art. 3 bis comma 6 della L. 53/94).

I) una volta ultimata, la relata di notificazione, prima di essere allegata alla PEC, deve essere “firmata” con FIRMA DIGITALE.

6.2) L’ATTO CHE L’AVVOCATO DEVE NOTIFICARE:

farò due ipotesi tra le tante:

notifica di atto introduttivo (ad es. citazione) e notifica di una sentenza.

6.2.1) nel caso di ATTO DI CITAZIONE sarà necessario allegare:

a) l’atto firmato digitalmente dall’avvocato (creato precedentemente con word e direttamente trasformato in file PDF)

b) la procura alle liti, rilasciata all’avvocato su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine, ai sensi e per gli effetti dell’art. 18 n. 5 del DM 44/2011 così come modificato dal DM 48/2013. L’avvocato, in siffatta ipotesi, redige tramite software (word, open office ecc.) la procura alle liti, la stampa, la fa sottoscrivere al cliente, la sottoscrive egli stesso, scansiona successivamente il documento così formato estraendone copia informatica per immagine (PDF) e, prima di allegarla al messaggio PEC, la sottoscrive con firma digitale.

c) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto 6.1).

6.2.2) nel caso l’atto da notificare sia una SENTENZA consistente in un documento informatico (pdf) sarà necessario allegare:

a) la sentenza (documento informatico)

b) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto 6.1).

6.2.3) nel caso l’atto da notificare sia una SENTENZA non consistente in un documento informatico l’avvocato dovrà:

a) estrarre copia informatica per immagine (leggasi: scansionare e ottenere un file PDF) della sentenza formata su supporto analogico (leggasi: cartaceo) e compiere l’asseverazione prevista dall’art. 22 , comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relazione di notificazione a norma dell’articolo 3 bis, comma 5 della L. 53/94 e del comma 4 dell’art. 18 DM 44/2011.

b) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto 5.1, evidenziando come nel caso di specie sia obbligo dell’avvocato inserire nella relata di notifica quanto indicato alla lettera g).

7) Prima di inoltrare la PEC l’avvocato dovrà accertarsi di aver selezionato, nella PEC, quale TIPO DI RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA, quella COMPLETA, così come previsto dal comma 6 dell’art. 18 del DM 44/11 così come modificato dal DM 48/2013.

8) Il perfezionamento della notifca.

La notifica via PEC può dirsi perfezionata per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 (art. 3 bis comma 3 della L. 53/94).

Ricordo che non esistono, per l’avvocato notificatore, le stesse limitazioni territoriali relative agli Ufficiali Giudiziari: la notifica di una citazione avanti il Tribunale di Teramo, da eseguirsi nei confronti di un destinatario residente a Caltanissetta, ben può essere eseguita da un avvocato con studio in Bari.

9) Prova dell’avvenuta notifica.

Nel caso di notifica telematica, la prova dell’avvenuta notifica (tramite deposito negli atti di causa) è costituita dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna completa (ossia da documenti informatici) del messaggio PEC, ma ciò solo solo se esiste un fascicolo telematico del procedimento.

Quando invece non esiste un fascicolo telematico non è possibile procedere al deposito con modalità telematiche dell’atto notificato a norma dell’art. 3 bis L. 53/94, l’art. 9 comma 1 bis della L. 53/94, introdotto dalla Legge 228/2012, dispone che “ l’avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformita’ ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell’articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82″.

L’avvocato notificatore, pertanto, potrà stampare su carta l’intero messaggio PEC relativo alla notifica, con i suoi allegati e con le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna, ed attestare la conformità di tale copia ai documenti informatici originali.

10) Adempimenti fiscali.

L’art. 10 della L. 53/94 prevede che agli atti notificati è apposta, al momento dell’esibizione o del deposito nella relativa procedura, apposita marca, il cui modello e importo sono stabiliti con decreto del Ministro della Giustizia; a tal proposito ricordo che ad oggi è vigente l’art. 2 del DM 27 maggio 1994 il quale prevede che i diritti di notifica siano pari ad Euro 2,58 per le notifiche fino due destinatari, Euro 7,75 per le notifiche da tre a sei destinatari ed Euro 12,40 per le notifiche aventi più di sei destinatari.

Quando l’atto è notificato in via telematica a mezzo PEC, ai sensi dell’art. 3 bis L. 53/94, il pagamento dei diritti di notifica deve avvenire mediante sistema telematico (pagamento telematico delle spese di giustizia)

In caso di violazioni della disposizione di cui all’art. 10 L. 53/94 si applicano le sanzioni previste per l’imposta di bollo, con le stesse modalità e procedure, in quanto applicabili.

Sul punto due osservazioni:

a) una volta effettuato il pagamento telematico dei diritti di notifica, il sistema rilascia due ricevute (files): una in formato “PDF” e l’altra in formato “XML”.

La ricevuta-file in formato “XML” dovrà essere utilizzata, quale allegato, nel caso in cui l’atto notificato venga depositato telematicamente.

La ricevuta-file in formato “PDF” verrà utilizzata, dopo essere stata stampata, quale allegato, nel caso in cui l’atto notificato venga depositato in modalità cartacea.

b) Ad oggi però non tutti gli Uffici Giudiziari sono a valore legale sia per la ricezione di depositi telematici sia per la ricezione dei pagamenti telematici; potrebbe porsi, quindi, il duplice caso in cui da una parte l’Ufficio Giudiziario abbia il valore legale per il deposito telematico degli atti ma non anche quello per l’accettazione dei pagamenti telematici o, dall’altra, la presenza di Ufficio Giudiziario che abbia il valore legale per l’accettazione di pagamenti telematici ma non anche quello per il deposito di atti telematici.

Nel primo caso, eseguita la notifica a mezzo PEC, il deposito della notifica potrebbe avvenire in modalità telematica ma, non accettando l’Ufficio Giudiziario pagamenti telematici, i diritti di notifica dovrebbero comunque essere pagati nella modalità tradizionale (marca lottomatica o F23),  e la prova dell’avvenuto pagamento dovrebbe essere depositata nella stessa modalità prevista per il deposito del decreto ingiuntivo telematico; in tale ipotesi l’avvocato sarebbe nella impossibilità di attenersi a quanto disposto dall’art. 10 L. 53/94 (pagamento telematico dei diritti di notifica).

Nel secondo caso, eseguita la notifica a mezzo PEC, il deposito della notifica non potrà essere telematico e quindi unitamente al deposito cartaceo della notifica l’avvocato avrà cura di depositare la stampa della ricevuta-file “PDF” ottenuta a seguito di pagamento telematico.

Ritengo doveroso ed opportuno ricordare, da ultimo, che l’avvocato che compila la relazione o le attestazioni di cui agli articoli 3, 3-bis e 9 o le annotazioni di cui all’articolo 5 della L. 53/94, è considerato pubblico ufficiale ad ogni effetto e che il compimento di irregolarità o abusi nell’esercizio delle facoltà previste dalla legge 53/94 costituisce grave illecito disciplinare, indipendentemente dalla responsabilità prevista da altre norme (art. 6 L. 53/94).
fonte: http://ilprocessotelematico.webnode.it/osservazioni/a27-le-notifiche-degli-avvocati-a-mezzo-pec-dopo-il-dm-48-2013/